Maak als het kan ruim een jaar voor de datum van uw feest afspraken voor een band en een feestlokatie. Doe dit zo snel mogelijk, want bijvoorbeeld de band naar uw keuze kan bij het willen boeken op korte termijn al bezet zijn. Dit is bij feestlokaties over het algemeen hetzelfde geval. (voor een overzicht van diverse feestlokatie (zie onze pagina "handige links").

Ga om onnodige teleurstellingen te voorkomen zoveel mogelijk in zee met professionele artiestenbureaus. Het gebeurt nl. jammer genoeg nog regelmatig dat mensen niet professionele muzikanten inhuren die het om de meest uitéénlopende redenen op de feestavond zelf af laten weten, of niet hetgeen brengen wat u er van verwachte. U bent met niet professionele muzikanten misschien wel iets goedkoper uit, maar het woord "goed" in "goedkoper" heeft in veel gevallen dan niets met de kwaliteit of de gemaakte afspraken te maken. En niets is zo vervelend dan om op de feestavond zelf er achter te moeten komen, dat u met een band zit opgescheept die niet is afgestemd op uw wensen, alleen maar een beetje voor zichzelf staan te spelen, of in het ergste geval helemaal niet komen opdagen en uw hele feest dus op en teleurstelling uitdraait. Daarnaast heeft u bij het boeken van bands en artiesten bij professionele artiestenbureaus meer zekerheid dat bij onverwachte omstandigheden zoals bijvoorbeeld ziekte van bandleden er voor vervanging gezorgd kan worden. Zorg ten alle tijden ook voor een schriftelijke overeenkomst (zoals bij het boeken van bands via onze website het geval is).

Probeer als het binnen uw mogelijkheden ligt ook altijd met de band of artiest(en) een afspraak te maken om bij een optreden of repetitie van desbetreffende band of artiest(en) te kunnen komen kijken en luisteren (waar u bij een optie op een band of artiest(en) via onze website altijd de mogelijkheid voor krijgt). Muziek heeft nl. alles met smaak te maken en om ervoor te zorgen dat de muziek op uw feest ook daadwerkelijk uw smaak is, geven wij altijd het advies "ga zelf kijken en luisteren". Geluidssamples op websites geven nl. vaak een vertekend beeld hoe het daadwerkelijk in de zaal zal klinken en zeggen uiteraard niets over de uitstraling van de band. En uiteraard is het ook altijd prettig om de muzikanten even persoonlijk te kunnen ontmoeten en spreken, want uiteindelijk zijn ook zij op uw feest aanwezig.

Bespreek met de feestlokatie welke ruimte de band kan benutten en sluit met het desbetreffende artiestenbureau kort of dit voor de band ook voldoende ruimte is. Een volledige band van 4 of meer personen past bijvoorbeeld niet op een podiumruimte van 2 bij 3 meter en het is natuurlijk niet alleen voor u, maar ook voor de desbetreffende band bijzonder vervelend als zij niet hetgeen kunnen brengen waarvoor zij zijn ingehuurd. Laat staan door ruimte gebrek helemaal niet kunnen optreden.

Mocht u uw feest geven in een bovenzaal in een lokatie, kijk dan even goed of er ook een ruime lift aanwezig is voor het vervoeren van geluidsapparatuur. Over het algemeen is de meest wenselijke afmeting voor zo'n lift 1,5 x 2 meter. Mocht er geen lift aanwezig zijn, geef dit dan door bij de aanvraag voor een band. Er zijn nl. bands die bij het spelen in een bovenzaal een extra bedrag in rekening brengen voor het naar boven sjouwen van alle apparatuur en er zijn ook bands die absoluut niet spelen in een lokatie met een bovenzaal zonder lift.

Mocht de lokatie waar u uw feest wilt geven gebruik maken van een geluidsbegrenzer (limiter), geef dit dan ook altijd direct door aan degene waar u de band bespreekt. Er zijn bands die hier geen problemen mee hebben, maar er zijn ook bands die hier absoluut niet mee akkoord gaan. Dit ligt ook vaak aan het gegeven op hoeveel DB (decibellen) deze begrenzer staat afgesteld. Bespreek dit dan ook altijd duidelijk met de lokatie eigenaar en geef dit dan altijd aan in uw aanvraag voor een band.

Ga zoveel mogelijk af op het advies van de lokatie eigenaar en het artiestenbureau. Het is nl. hun dagelijks werk en zij zullen over het algemeen dus beter in staat zijn om eventuele problemen sneller te kunnen inschatten.

Om uw bruiloftsfeest vlekkeloos te laten verlopen, is het aan te raden een ceremoniemeester(es) aan te stellen, die U een hoop werk uit handen kan nemen. Meestal heeft een bruidspaar op de feestavond zelf nl. weinig tijd om bijv. de contacten met de band te onderhouden, i.v.m. met bijv. het inpassen van stukjes of andere verassingen. Kies hiervoor een vertrouwelijk persoon en bespreek met hem of haar wat uw wensen zijn. Bespreek met de ceremoniemeester(es) ook of er eventueel nummers zijn die u op uw bruiloftsfeest absoluut niet wenst te horen, zodat hij of zij de band hierover kan inlichten. Hierdoor loopt u niet het risico dat de band met de beste bedoelingen op uw bruiloftsfeest een nummer inzet waar u bijv. hele nare herinneringen aan heeft en voorkomt u hiermee dus onaangename verassingen. Mocht u niet één van uw familieleden of kennissen met deze toch wel belangrijke en drukke dagtaak op willen zadelen zodat deze ook volledig van het feest kan genieten, kunt u hiervoor ook eventueel een professionele wedding planner inhuren. (voor een overzicht van diverse wedding planners zie onze pagina "handige links").

Maak een gastenlijst en leg deze bijdehand, zodat als u iemand vergeten bent u dit gelijk kunt noteren.

Maak eventueel een definitieve gastenlijst voor een verdeling van dag-, receptie- en avondgasten.

Regel eventueel overnachtingen voor gasten die van ver komen. Informeer desnoods de gasten over de mogelijkheden.

Bestel bij de drukkerij de uitnodigingen. Schrijf eventueel alvast de enveloppen. Verstuur deze tijdig en stuur voor de gasten die niet over een navigatiesysteem beschikken hierbij eventueel een routebeschrijving mee. 

Het is aan te bevelen een klein kaartje met envelop bij deze uitnodigingen te doen, waar ingevuld kan worden hoeveel personen er komen. Laat deze terug sturen om een schatting te kunnen maken hoeveel gasten er ongeveer komen.

Koop een receptieboek en pennen en zorg dat deze op de feestavond zelf bij de entree komen te liggen.

www.bespromotions.nl